Hvordan gjennomføre forenklet generalforsamling digitalt?
Dato: 24.03.2020
For selskaper med flere aksjonærer kan generalforsamlingen enkelt gjennomføres digitalt ved bruk av en såkalt “forenklet generalforsamling”. Les vår guide til hvordan du kan gjøre dette på enklest mulig måte!
Du kan også sjekke ut vår gratis template på både innkalling og protokoll for gjennomføring av en forenklet generalforsamling.
Hvilke regler for digital generalforsamling gjelder i dag?
Aksjeloven åpner i dag for et par ulike måter å gjennomføre digital generalforsamling på. For eksempel har alle aksjonærene rett til å delta digitalt ved generalforsamlinger så lenge deltagelsen og avstemmingen kan kontrolleres på en forsvarlig måte og så fremt styret ikke har annen saklig grunn til å nekte dette. Allikevel sier loven at styreleder og daglig leder skal være fysisk tilstede ved selve møtet med mindre alle aksjonærene samtykker til et unntak fra denne regelen.
For selskaper med veldig mange eiere kan det fort bli ganske vanskelig å innhente samtykke om dette fra alle eierne – det vil i alle fall kunne ta unødvendig lang tid. Hvilke alternativer finnes det da for å få gjennomført generalforsamlingen digitalt?
Guide til forenklet generalforsamling
Et godt alternativ er å gjennomføre en forenklet generalforsamling. En slik generalforsamling stiller ikke krav til et fysisk møte og forutsetter bare at ingen av eierne motsetter seg forenklingen. Sannsynligvis vil det være langt enklere for de aller fleste selskaper å få til dette sammenlignet med å få innhentet aksept fra alle eierne om å droppe det fysiske møtet.
Så, hvordan gjennomfører man da en forenklet generalforsamling på enklest mulig måte? Her er vår guide til hvordan det forenklede møtet kan avholdes i fem steg:
1. Innkalling
I utgangspunktet gjelder ikke lovens vanlige krav til innkallingsfrist når man gjør en forenklet generalforsamling, men vi anbefaler uansett å bruke en frist på 7 dager for å sikre en god og forsvarlig gjennomføring av hele prosessen. Utover dette sendes innkallingen ut på vanlig måte.
Hovedkravet for forenklet generalforsamling er at ingen aksjonærer motsetter seg forslaget, så det er viktig å påse at alle har mottatt innkallingen i god tid før møtet. Den som tier samtykker til forenklet generalforsamling, slik at man slipper å hente inn aksept fra hver enkelt eier.
Relevant dokumentasjon, slik som årsregnskapet, revisjonsberetningen o.l, skal gjøres tilgjengelig digitalt i forkant av møtet. Dette kan gjøres på flere måter, men vi anbefaler å bruke en løsning for sikker dokumentdeling.
Tips: Med OwnersRoom sikrer man at innkallingen og tilgjengeliggjøringen av dokumentasjon skjer på en trygg, effektiv og profesjonell måte. For eksempel vil analytics på email-utsendinger kunne brukes til å verifisere at all informasjonen har blitt levert til aksjonærene i forkant av generalforsamlingen.
2. Innhenting av påmeldinger og fullmakter
Påmeldinger og fullmaktsskjemaer kan samles inn ved bruk av e-post eller digital signering. Hvis man ønsker å ta i bruk digital signering kan man se på løsninger som Scrive, Hellosign, Docusign e.l., der aksjonæren selv fyller ut sin informasjon, slik som navn og hvem de gir fullmakt til, og så signerer dokumentet.
Tips: Det kan være lurt å sette påmeldingsfristen til et par dager før selve generalforsamlingen, slik at man i god tid før møtet vet hvor mange som kommer. På denne måten rekker man å gjøre eventuelle tilpasninger til planene for gjennomføringen hvis det trengs!
3. Digital plattform for gjennomføring
Hvis ingen motsetter seg forslaget om forenklet generalforsamling så kan møtet avholdes enten over videokonferanse, telefon eller ved sirkulasjon av protokollen. For å få til et møte som minner så mye som mulig om det normale, fysiske generalforsamlingsmøtet så vil videokonferanse være det naturlig valget.
Et krav til forenklet generalforsamling er at alle aksjonærene skal gis mulighet til å delta på egnet måte. Har man aksjonærer som av ulike grunner ikke kan delta over video så skal disse kunne delta for eksempel over telefon.
Tips: Vi anbefaler å gjennomføre generalforsamlingen ved bruk av videokonferanse, hvor det finnes mange ulike løsninger. Her kan eierne ofte også ringe inn til videokonferansen med telefon hvis de ikke har mulighet til å delta over video.
Det er også en god idé å be alle aksjonærer koble seg opp til løsningen noen minutter før generalforsamlingen starter, slik at dere unngår å bruke tid på eventuelle tekniske problemer.
4. Digital avstemming
Så lenge det ikke er fryktelig mange aksjonærer som deltar i videomøtet bør det gå fint at man stemmer på sakene underveis i møtet. Rent administrativt vil det være enklest om aksjonærene sier ifra dersom de stemmer imot forslaget som er oppe til behandling.
Hvis det derimot er veldig mange som skal delta på møtet, så kan det være en god idé å innhente forhåndsstemmer. Ved forenklet generalforsamling gjelder ikke det normale kravet om at forhåndsstemming kun er mulig hvis dette er vedtektsfestet.
Tips: For å unngå surr underveis bør dere i forkant av møtet gjøre aksjonærene oppmerksomme på hvordan stemmegivningen skal gjøres. Når dere velger verktøy for videokonferansen bør dere se etter funksjonalitet som gjør avstemningen enkel. For eksempel tilbys ofte polling-funksjonalitet, chat eller knapp for å signalisere at man ønsker å si noe.
5. Protokollføring og signering
Alle beslutninger protokollføres på vanlig måte, men husk å inkludere et punkt om at generalforsamlingen ble gjennomført på en “forenklet” måte.
Generalforsamlingsprotokollen signeres digitalt av styreleder og sendes ut til aksjonærene i etterkant (det normale kravet om at minst én annen person som velges av forsamlingen må signere protokollen gjelder ikke for forenklet generalforsamling).
Tips: Med OwnersRoom kan du enkelt sende ut dokumentasjonen i ettertid og får samtidig verifisert at protokollen er levert til alle aksjonærene. Selskapet vil også kunne samle all den ferdige dokumentasjonen i et dokumentrom, slik at dette holdes tilgjengelig for eierne fremover.
På denne måten kan man enkelt og effektivt få gjennomført generalforsamlingen digitalt!
Andre ting å tenke på
Reglene for forenklet generalforsamling er spesifisert nærmere i Aksjeloven §5-7. I tillegg til vår guide ovenfor kan det være greit å ha følgende punkter i bakhodet:
- Generalforsamlingen kan gjennomføres uten å følge de normale kravene til avholdelse av generalforsamling i Aksjeloven §§5-8 til 5-16. Vi anbefaler å følge guiden vår som beskrevet over for å sikre en ryddig prosess.
- Ved forenklet generalforsamling skal styreleder, daglig leder og revisor gis mulighet til å kreve behandling av en sak, og de skal også få mulighet til å uttale seg om saken.
Profesjonelt investorarbeid - helt gratis!
Norges mest kjente vekstselskaper bruker OwnersRoom til å håndtere sine eierprosesser. Sett i gang du også!
Profesjonelt investorarbeid - helt gratis!
Norges mest kjente vekstselskaper bruker OwnersRoom til å håndtere sine eierprosesser. Sett i gang du også!
